La Instrucción General N°6, que comienza a regir el 5 de abril de 2010, define los “costos directos” y especifica las referencias de lo que puede ser cobrado, mencionando que la gratuidad es uno de los principios del derecho de acceso a la información.

De tener una tarifa más alta, el organismo debe probar que sus costos son más elevados que el límite establecido en el instructivo. Este instructivo se hace obligatorio el 5 de abril y se publica en el Diario Oficial el martes 30 de marzo.

El documento también se refiere al formato y al contenido de la entrega de la información solicitada, pudiendo ser “datos, voz, imágenes, videos, planos o informes, entre otros. Podrá transferirse de modo telemático (por medio de correo electrónico, por ejemplo) o físico, empleándose el soporte que el requirente haya señalado: papel (fotocopia, impresión, braille), medios magnéticos (cintas de video, cintas de audio, diskettes, discos duros, cintas magnéticas, etcétera), medios electrónicos (memorias, pendrives, etcétera) y medios ópticos (CD, DVD, BLUE RAY, etcétera), entre otros”.

Menciona, además, que los organismos deben traspasar oportunamente su información de formato cuando el que la contenga esté en riesgo de quedar obsoleta o desactualizada.

La instrucción especifica que no se puede solicitar un pago cuando la información se envía telemáticamente -como el caso del correo electrónico-, o cuando el solicitante aporta el soporte -por ejemplo, un DVD.

En cuanto al costo directo, se entiende por tal a “todos los costos asociados al proceso de copiado de un documento u otro tipo de soporte, en la medida que sea necesario incurrir en ellos para obtener la información en el soporte que el requirente haya solicitado”.

A partir de dicha definición se fijan la referencia de dicho valor, ya sea el precio que cobra el organismo a otros organismos de la administración del Estado, establecido en el convenio marco respectivo; el monto del convenio marco o el inferior, en caso de tener un contrato a un monto menor; el costo real en que incurre el organismo en caso de no tener contrato o convenio marco.

La instrucción especifica que si el organismo estima que dicho valor de referencia es insuficiente para solventar los costos directos de reproducción “deberá establecer en el acto administrativo que fije aquéllos, en forma desglosada y conforme al criterio de realidad, el valor de cada uno de los insumos que conformen el costo total directo de reproducción”.

Dice también, que si el solicitante manifiesta que no está dispuesto a pagar el monto cobrado, el organismo debe buscar la manera de hacer entrega de la información, ya sea en sus propias dependencias o  de una manera más barata, de acuerdo con el solicitante.

El documento ordena que si el costo excede al presupuesto, el organismo debe informar de las circunstancias que lo califican como excesivo y de los medios y formatos alternativos para su acceso.

La Instrucción N°6 establece el modo de notificación al solicitante de la tarifa que le será cobrada y los plazos de pago.

Finalmente, se menciona que hay costos que no pueden ser traspasados -como los de búsqueda de información- y recomienda como buena práctica fijar un monto que esté exento de cobro.

El Consejo emite esta instrucción tras la decisión del caso A125-09, de 25 de marzo de 2010, y la revisión de los distintos actos administrativos que han establecido los costos directos de reproducción dictados por los órganos y servicios de la Administración del Estado, especialmente al amparo de lo establecido en el Oficio Ordinario N° 877, de 8 de julio de 2009, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que impartió directrices sobre el cobro de los costos de reproducción de la información requerida por vía de la Ley de Transparencia.